Réglement intérieur

Article 1 - Conditions d’admission des membres

L’admission d’un membre est soumise notamment

  • À l’adhésion de l’objet de l’association et de ses statuts,
  • Au respect de son règlement intérieur et de ses chartes,
  • Au paiement d’une cotisation dont le montant est fixé annuellement par le Conseil d’Administration (excepté les membres d’honneur dispensés de cette cotisation).

La cotisation est valable pour un an à partir de la perception de la première cotisation.

Membres bénévoles

Tout Membre individuel qui souhaite s’investir dans la gestion et/ou l’animation de l’association peut rejoindre la catégorie des Membres bénévoles selon les modalités ci-dessous précisées.

Les Membres individuels expriment leur souhait de devenir Membres bénévoles via les moyens informatiques mis à disposition des membres.

Une mission précise leur est attribuée en fonction des besoins de l’association et au regard de leurs compétences, motivations et disponibilités.

À l’issue d’une période probatoire ne pouvant excéder une durée de trois mois, la mission est évaluée par la Délégation de Suivi des bénévoles qui statue sur la demande du membre concerné à la majorité simple des membres de ladite Délégation. La réponse lui est notifiée par écrit.

Pour chaque mission, les critères de validation des Membres bénévoles sont préalablement présentés par la Délégation de Suivi des bénévoles au Conseil d’Administration.

  • Si la demande du Membre individuel est refusée par la Délégation de Suivi des bénévoles, celui-ci peut faire appel de cette décision par écrit devant le Conseil d’administration au plus tard un mois après la notification de la décision. Celui-ci se prononce à la majorité simple des membres présents ou représentés.

  • Si la demande du Membre individuel est acceptée, l’acquisition du statut de Membre bénévole s’accompagne de la signature d’une convention d’engagement réciproque renouvelée chaque année, signée par le Membre et par le/la Président.e (ou une personne mandatée par lui/elle) et un membre de la Délégation.

Lorsque cette convention n’est pas respectée ou n’est pas renouvelée, la Délégation de Suivi des bénévoles procède à la révocation du Membre bénévole. Le Membre bénévole en est alors informé par écrit motivé de Délégation de Suivi des bénévoles. 

Le Membre concerné peut faire appel de cette décision devant le Conseil d’administration. Il est invité à exposer ses motifs par écrit au moins quinze jours avant la date de réunion du Conseil d’Administration appelé à se prononcer à la majorité des deux tiers de ses membres présents ou représentés, à bulletin secret. 

La perte de qualité de Membre bénévole peut entraîner celle de membre de l’association Espace+.

Membres associatifs et Membres associés

Les personnes morales souhaitant devenir Membres associatifs ou Membres associés doivent effectuer leur demande par la constitution d’un dossier fourni au Conseil d’Administration.

Un entretien est organisé avec deux membres du Conseil d’Administration ou deux personnes déléguées par ce dernier, pour évaluer la candidature au regard des critères prédéfinis par Espace+.

Ils établissent un compte-rendu joint au dossier pour présentation au Conseil d’Administration.
L’adhésion doit être validée par vote du Conseil d’Administration qui statue sur la candidature dans un délai maximum de trois mois. La décision est sans appel. En cas de refus d'admission, le Conseil d'Administration n'est pas tenu de justifier sa décision.

Chaque Membre associatif ou Membre associé désigne un.e seul.e représentant.e de son choix, référent.e dans la vie d’Espace+.

Article 2 - Radiation d’un membre pour motif grave

Le motif est considéré comme grave si le comportement, les agissements ou les propos d’un membre nuisent à l’association Espace+ ou si le membre ne respecte pas ses statuts, son règlement intérieur ou ses chartes. Le Membre concerné est invité à apporter des explications par écrit au Conseil d’administration qui peut prononcer sa radiation à la majorité des deux tiers à bulletin secret.

Article 3 – Convocation de l’AGO

Le/la Secrétaire, mandaté.e par le Conseil d’Administration, convoque l’Assemblée Générale. La date de l’Assemblée Générale est diffusée par écrit dans la mesure du possible deux mois avant sa tenue. La convocation est envoyée par écrit, quinze jours au moins avant la date de l’Assemblée, accompagnée de l’ordre du jour proposé par le Conseil d’Administration, du rapport moral de la Présidence, du rapport d'activité, du rapport financier, de la déclaration de politique générale, du budget prévisionnel, de la liste des postes du Conseil d’Administration à renouveler, des professions de foi des éventuels candidat.es au Conseil d’Administration.

Article 4 – Modalités de procurations

Seules les procurations numériques via les moyens informatiques mis à disposition par l’association sont admises, jusqu’à une demi-heure avant l’Assemblée Générale.

En cas d’absence du mandataire désigné sur le bulletin de procuration, le pouvoir est réattribué aléatoirement à tout autre membre à jour de sa cotisation, qui accepte la procuration. 

Article 5 - Éligibilité des membres au Conseil d’Administration

Comme le prévoient les statuts, seuls les Membres bénévoles et les Membres associatifs sont éligibles au Conseil d’Administration.

Les Membres bénévoles doivent être validés par la Délégation de Suivi des bénévoles depuis plus de 6 mois, sauf exception décidée à la majorité simple par le collège des Membres personnes physiques lors de l’Assemblée générale.

Les Membres associatif doivent avoir été validés Membres associatifs par le Conseil d’Administration depuis plus de six mois, excepté exception décidée à la majorité simple par le collège des Membres associatifs lors de l’Assemblée générale.

Article 6 - Conditions et modalité de candidature au Conseil d’Administration

Pour être élu·e au Conseil d’Administration, il faut être à jour de sa cotisation et ne pas être privé.e de ses droits civiques.

Le/la postulant.e doit également

  • Avoir fait acte de candidature par écrit un mois avant l’Assemblée générale, en précisant ses motivations (ou celles de son association), à entrer au Conseil d’Administration, la contribution qu’il/elle souhaite apporter et ses atouts/compétences pour y parvenir, ainsi que toute réponse aux éventuels compléments demandés.
  • Être présenté.e par un Membre bénévole (pour les postulant.es bénévoles) ou par un Membre associatif (pour les associations postulantes) pendant l’Assemblée générale.

Article 7 – Révocation d’un membre du Conseil d’Administration

Le/la Président⋅e ou le/la Secrétaire convoque le Conseil d’Administration sous quinze jours. Le membre concerné est convoqué, par écrit, au moins quinze jours avant la réunion du Conseil. Ce courrier comporte les motifs de la révocation. Le membre peut se défendre devant le Conseil ou par écrit avant la date du Conseil.

Les membres du Conseil d’Administration, à l’exception de celui concerné par la procédure, délibèrent et procèdent à un vote à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés, à bulletin secret. La décision de la révocation est notifiée par écrit. 

La perte de qualité de Membre du Conseil peut induire celle de membre de l’association.

Article 8 – Vacance au Conseil d'Administration

En cas de perte de la qualité d’administrateur/trice pour un membre bénévole, il peut être pourvu à son remplacement par cooptation sur proposition d’un.e administrateur/trice Membre bénévole.

En cas de perte de la qualité d’administrateur/trice pour un membre associatif, il peut être pourvu à son remplacement par cooptation sur proposition d’un.e administrateur/trice Membre associatif.

L’approbation est effectuée par un vote à bulletin secret à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés du Conseil d’Administration. Dans ce cas, son mandat prend fin à la prochaine Assemblée Générale.

Article 9 – Invitation des personnes physiques ou morales aux réunions du CA

Les réunions du Conseil d'Administration sont ouvertes à toute personne physique ou morale extérieure au Conseil, sans voix délibérative, sur invitation préalable d’un membre du CA ou à sa demande par écrit. Toute objection à la présence de ces invité·es doit être formulée lors de l’ouverture de la réunion, elle est alors votée à la majorité simple.

Article 10 – Procès-verbaux des réunions du Conseil d’Administration

Les procès-verbaux des réunions du Conseil d’Administration sont consultables par ses membres de manière électronique via les moyens informatiques mis à disposition. Un compte-rendu synthétique est consultable par tous les membres de l’association.

Procès-verbaux et compte rendus synthétiques sont signés par au moins un membre du CA, après corrections des membres si nécessaire dans un délai de huit jours.

Article 11 – Indemnités de remboursement.

Les membres du Conseil d’administration ne sont pas rémunérés pour l'administration de l'association.

Ils peuvent toutefois prétendre au remboursement des frais engagés dans le cadre de leurs fonctions et sur justificatifs, sous réserve que l’engagement de ces frais ait préalablement été accordé par le/la trésorier.e et le/la Président.e, dans la limite d’un barème préétabli par le Conseil d’Administration.

Article 12 – Engagement de frais

Pour toute dépense supérieure à une valeur fixée par le CA chaque année, l’aval de ce dernier est obligatoire.

Article 13 – Prises de fonctions au Bureau

Chaque membre du Bureau nouvellement élu s'engage, en début de mandat, à être accompagné pendant trois mois par le membre sortant.

Chaque membre du Bureau sortant s’engage, en fin de mandat et quel qu’en soit le motif, à accompagner le/la nouveau/velle élu.e durant trois mois, pour assurer la continuité du fonctionnement de l’association.

Si un des membres du Bureau est dans l’incapacité d’assurer ses fonctions, le Conseil d’Administration peut procéder à une nouvelle élection du Bureau. À défaut, il convoque une Assemblée Générale Extraordinaire pour élire un nouveau Conseil d’Administration.

En cas de démission de la présidence, la représentation légale de l’association est assurée, en intérim, par le Secrétariat Général, ou par défaut par la Trésorerie.

Article 14 - Organisation du Bureau

Les membres du CA peuvent participer aux réunions du Bureau avec droit de vote.

Article 15 – Instances spécifiques

Chaque instance propose ou reçoit une lettre de mission proposée par le/la Président.e, et dont le contenu est approuvé par le Conseil d'Administration à la majorité simple. Elle n'agit que dans les limites qui lui sont fixées par cette lettre de mission.

Un membre d’une instance ne peut être membre de plus d’une autre instance.

Les membres du CA peuvent y participer s’ils le souhaitent, sauf pour les Comités.

Chaque instance décide de son mode de fonctionnement en s’assurant d’un contact régulier avec le CA.

Commissions

Les commissions ont pour objectif de faire vivre les activités à destination des publics du Village.

Le/la candidat.e à chaque Commission est validé.e par vote à la majorité simple des membres de la Commission concernée, après avis de la Délégation « suivi des bénévoles », sans avoir à justifier de leur décision. 

Départements

Les Départements ont pour objectif d’assurer les fonctions supports de l’association.

Un membre du CA est nommé en son sein et prend en charge la responsabilité d’un Département.

Le/la candidate à chaque Département est validé.e par vote à la majorité simple des membres du Département concerné, sans avoir à justifier de leur décision. 

Délégations

Les Délégations sont mandatées par le Conseil d’Administration pour assurer le suivi des contenus, des échanges et des relations en interne comme à l’externe.

Le/la candidat.e à chaque Délégation est validé.e par vote à la majorité simple des membres de la Délégation concernée, sans avoir à justifier de leur décision. 

Comités

Les Comités sont constitués de personnes n’étant pas membres de l’association, dont l’objectif est d’apporter un regard extérieur sur la vie, le fonctionnement, les services rendus, le respect des valeurs de l’association… 

Toute personne, peut candidater pour être membre d’un Comité. Les membres du Comité et le Conseil d’Administration peuvent également proposer des candidat.es.

Pour chaque proposition d’entrée, les membres du Comité concerné et le Conseil d’Administration se réunissent et votent à la majorité simple l’entrée du/de la candidat.e, sans avoir à justifier de leur décision. 

Article 16 – Quorum et votes

Pour tout vote en Assemblée ou au Conseil d’Administration, la majorité des deux tiers s’entend arrondi à l’entier inférieur.

Pour tout quorum en Assemblée générale ou au Conseil d’Administration, le pourcentage s’entend arrondi à l’entier inférieur.

Article 17 – Règlement européen sur la protection des données personnelles (RGPD)

Par son rôle, le Bureau de l'association a accès à toutes les données personnelles des adhérent.es et s'interdit de les communiquer sans leurs accords préalables.

L’association met à disposition de ses adhérent.es les moyens de communiquer entre eux, afin de garantir la protection des données personnelles de tous et toutes.

Sont par exemple prohibés, sans autorisation explicite et écrite des personnes concernées, l'usage d'outils de messagerie instantanée qui ne cachent pas les données personnelles et l'envoi de courriel en copie à plusieurs adhérent.es.

Les adhérent.es restent libres de fournir leurs coordonnées personnelles s’ils/elles le souhaitent et dégagent alors l’association de toute responsabilité liée au RGPD.

L'association se réserve le droit d’exclure toute personne en cas de non-respect du RGPD.

Note

Sur l’ensemble du texte, la mention « par écrit » s’entend « en utilisant les moyens informatiques mis à disposition par l’association Espace+ ».